Privacy reglement Stichting Melodica Datum vastgesteld in het stichtingsbestuur: 18 februari 2019 Inleiding Op 25 mei 2018 gaat de Algemeen verordening gegevensbescherming (AVG) in. Deze verordening is voor toepassing voor iedereen of je nu ondernemer bent maar ook voor verenigingen, stichtingen enz. kortom iedereen die persoonsgegevens verwerkt, verzameld, vastleggen opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen. Ook de Stichting Melodica met als onderdeel van de stichting het orkest Melodica werkt met persoonsgegevens. Denk maar aan de registratie van de leden, vrijwilligers, bestuursleden, donateurs. Welke bewerkingen doen we dan en welke gegevens hebben we van bovenstaande groepen.
Van de leden hebben we de volgende gegevens geregistreerd: Achternaam, voornaam, geboorte datum, woonplaats, straat, huisnummer, telefoonnummer, e-mailadres, datum dat men lid is geworden. Gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger, (naam, voornaam, adres , telefoonnummer, e-mailadres). Naam telefoonnummer en e-mailadres van de leiding die haar persoonlijke begeleider is. Voor het automatisch innen van de contributie het rekeningnummer (IBAN)
Van de vrijwillig(ers)sters hebben we de volgende gegevens geregistreerd: Achternaam, voornaam, geboortedatum, woonplaats, straat, huisnummer telefoonnummer, e-mailadres datum dat men vrijwillig(er)ster is geworden.
Van de bestuursleden hebben we de volgende gegevens geregistreerd: Achternaam, voornaam, geboortedatum, woonplaats, straat, huisnummer telefoonnummer, e-mailadres datum dat men vrijwillig(ers)sters is geworden.
Van de donateurs hebben we de volgende gegevens geregistreerd: Naam, voornaam, woonplaats, straat, huisnummer, rekeningnummer (IBAN) voor het automatisch innen van de jaarlijkse donatie. Waarom willen we de bovenstaande gegevens hebben: Als bestuur en leiding van het orkest moet je weten wie je leden zijn en hoe je ze kan bereiken om de contributie te incasseren. Ook hebben we de gegevens nodig om te communiceren met de leden, ouders of wettelijke vertegenwoordigers/persoonlijke begeleiders. Van de vrijwilligers en bestuursleden hebben we de gegevens nodig voor de communicatie en voor de WA verzekering. Bij de donateurs hebben we de gegevens nodig voor de communicatie en het innen van de donatie.
Op welke wijze beheert de Stichting Melodica de gegevens: De ledenadministratie, vrijwilligersadministratie gegevensbeheer van de bestuursleden en de administratie van de gegevens donateurs, worden beheerd door de secretaris. Zij/hij is de beheerder van de gegevens. De bewerkingen vinden plaats op haar persoonlijke computer. De opslag van de gegevens gebeurt op een usb-stick waar alleen de gegeven van de bovengenoemde bestanden zijn opgeslagen. Deze stick wordt op een veilige plaats opgeborgen. De papieren aanmeldingsformulieren worden na het scannen vernietigt ( in een versnipperaar) Op de harde schijf van haar eigen computer staan geen gegevens van bovenstaande bestanden. De penningmeester krijgt van de secretaris de bovenstaande gegevens via de mail of op een usb-stick. De ontvanger van de mail zet de gegevens op zijn/haar usb-stick en verwijderd de e-mail. De penningmeester heeft deze gegevens nodig voor het incasseren van de contributie/donatie en voor de verzekering van de vrijwilligers. De opslag van de gegevens gebeurt op een usb-stick of externe harde schijf, waar alleen de gegevens van de bovengenoemde bestanden zijn opgeslagen. Deze stick of harde schijf wordt op een veilige plaats opgeborgen. De leider/dirigent van het orkest krijgt van de secretaris de bovenstaande gegevens op een usb-stick of via de mail. De dirigent zet de gegevens op zijn eigen usb-stick en verwijderd de e-mail. De dirigent/leider heeft deze gegevens nodig om te kunnen communiceren met de leden en de vrijwilligers en om, indien nodig, contact te hebben met de ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers. De dirigent/leider heeft de bestanden van de leden en vrijwilligers uitgeprint en in een mapje bij zich, zodat de gegevens direct bij de repetitie of optredens beschikbaar zijn als er problemen zijn. De aan- afmelding als lid lopen via de dirigent/leider. De aanmelding geschiedt via een aanmeldingsformulier, een eventuele machtiging voor automatische incasso. Deze formulieren worden verzonden naar de penningmeester die voor verwerking zorgt (voor wat betreft het innen van de contributie). Na verwerking worden de formulieren doorgestuurd naar de secretaris, die de ledenadministratie bij werkt. Bij optredens worden er soms foto’s gemaakt die gebruikt worden voor PR activiteiten. We hebben daarom aan alle leden schriftelijk gevraagd of ze hier tegen bezwaar hebben. Gezien de doelgroep is deze ook getekend door ouders of wettelijke vertegenwoordiger. De toestemming geldt ook voor foto’s die door persfotograven worden genomen voor bijvoorbeeld een artikel over het orkest in de plaatselijke kranten.
Wissen en vernietigen van de persoonlijke gegevens. Wanneer leden het lidmaatschap opzeggen worden de gegevens nog 3 maanden bewaard en daarna gewist en vernietigd. Dit geldt ook voor de gegevens van de vrijwilligers en het bestuur die stoppen bij Melodica.
Verstrekken van persoonlijke informatie van de leden ,vrijwilliger en bestuur aan derden. Melodica verstrek geen persoonlijke informatie van de leden, vrijwilligers, bestuur zonder dat de betreffende persoon hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Controle van de opgeslagen persoonsgegevens De persoonsgegevens worden 1 keer per jaar gecontroleerd op juistheid. Dit gebeurt door middel van een schriftelijk verzoek om de gegevens die zijn opgeslagen te controleren. De gegevens worden op een formulier geprint en in tweevoud meegegeven in gesloten enveloppe met de vraag om de gegevens te controleren en zo nodig te corrigeren. De correctie worden daarna door de secretaris verwerkt. Na de correctie worden de formulieren vernietigt
Verzenden van nieuws en brieven Bij verzending van brieven, nieuwsbrief, aan de leden, vrijwillig(ers)sters en donateur, via de mail, zullen de e mail adressen niet zichtbaar zijn voor anderen.
Website van Melodica Melodica maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
Privacy rechten De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)geeft de betrokkenen diverse rechten. Deze rechten staan aangegeven in de verordeningen. Tevens is er een mogelijkheid bij een verschil inzake de privacy tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Klachten procedure privacy “Stichting Melodica” Bij klachten inzake de privacy, kan de betreffende persoon bij voorkeur schriftelijk of eventueel mondeling de klacht indienen bij de secretaris van de Stichting Melodica. Het bestuur zal de klacht zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en zal dan schriftelijk en/of mondeling reageren en met een eventuele oplossing komen. Het streven zal zijn om dit binnen 4 weken af te handelen. Men heeft altijd het recht om deze klacht rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.
Publicatie van het privacy reglement Stichting Melodica Het privacyreglement is openbaar en is beschikbaar op de website van Melodica (www: melodica.nl) Dit reglement treedt inwerking op: 18 februari 2019
